Verplichtingen NOW en aandachtspunten vakantieperiodes

Verplichtingen NOW

Als de werkgever NOW-subsidie krijgt van UWV als tegemoetkoming in de loonkosten heeft hij wel een aantal plichten. Lees hier om welke tien verplichtingen het gaat:

De NOW-regeling geldt voor de loonkosten van werknemers met een vast én flexibel contract. Dus ook voor loonkosten van werknemers voor wie de werkgever geen loondoorbetalingsplicht heeft en die niet aan het werk zijn, bijvoorbeeld werknemers met een oproep- of nulurencontract. Als de werkgever een tegemoetkoming op grond van de NOW ontvangt, dan gelden bepaalde plichten, zoals het bijhouden en bewaren van de administratie. Ook mag hij geen ontslagaanvraag indienen vanwege bedrijfseconomische redenen.

De tien plichten op een rij:

  1. Houd de loonsom zo veel mogelijk gelijk. Een dalende loonsom leidt tot een lagere tegemoetkoming.
  2. Houd werknemers, ongeacht de contractvorm, dan ook zo veel mogelijk in dienst en betaal het loon van de werknemers door.
  3. Dien geen ontslagaanvraag in bij UWV wegens bedrijfseconomische redenen. Als de werkgever dit wel doet en hij deze binnen 5 werkdagen niet intrekt, dan heeft dit gevolgen voor de hoogte van de tegemoetkoming.
  4. Gebruik de tegemoetkoming alleen om de loonkosten te betalen.
  5. Informeer de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of werknemers over de tegemoetkoming.
  6. Houd een administratie bij waarmee UWV kan controleren of de werkgever aan alle voorwaarden voor de tegemoetkoming voldoet. Bewaar dit tot 5 jaar na de vaststelling van de tegemoetkoming.
  7. Blijf de loonaangifte op tijd doen.
  8. Bel UWV bij informatie die gevolgen heeft voor de tegemoetkoming, bijvoorbeeld als de werkgever stopt met het bedrijf. De gekozen 3 maanden waarin de werkgever omzetverlies verwacht kan je niet meer aanpassen.
  9. Stuur UWV achteraf een accountantsverklaring met het definitieve omzetverlies. UWV laat nog weten hoe de werkgever deze verklaring moet aanleveren.
  10. Werk mee aan onderzoek van UWV als dat nodig is om een beslissing over de tegemoetkoming te nemen. UWV kan tot 5 jaar na de vaststelling van de tegemoetkoming onderzoek doen.

Als UWV vermoedt dat de werkgever toch geen recht heeft op de tegemoetkoming, dan kan UWV besluiten om de tegemoetkoming (nog) niet te betalen.

Aandachtspunten voor jou als werkgever i.v.m. vakantieperiode

Veel mensen hebben in de zomerperiode een heerlijke vakantie in het vooruitzicht, gaan er dagjes op uit en laden hun batterij weer op om daarna met frisse energie op de werkvloer te verschijnen. Helaas zullen de zomervakantieplannen van dit jaar naar alle waarschijnlijkheid moeten worden bijgesteld. Wat zijn de regels en wat mag wel en niet?

Wat betekent de coronacrisis voor de vakantiedagen van je medewerkers? Hoe ga je als werkgever om met het verzetten van vakanties of de vraag om vakantiedagen in te trekken? Mag je jouw medewerkers vragen om juist nu vakantiedagen op te nemen? En ook niet onbelangrijk: ben je verplicht om het vakantiegeld op het gebruikelijke moment uit te keren?

Vakantiegeld op een later moment uitbetalen

De meeste werkgevers keren in mei of juni het vakantiegeld uit aan hun medewerkers en dit bedraagt 8% van het brutoloon, tenzij anders is opgenomen in de cao. De afgelopen weken is er meerdere malen gesproken over het later betalen van vakantiegeld in deze tijd als een soort ‘laatste redmiddel’. Vakbond FNV komt bedrijven tegemoet die door de coronacrisis in financiële problemen zijn gekomen. Als er betalingsproblemen zijn, kun je er als werkgever voor kiezen de vakantiebijslag op een later moment of in termijnen te betalen. Dit mag echter alleen als de medewerker hier ook toestemming voor heeft gegeven. Leg dit dan schriftelijk vast, zodat er nooit verwarring over ontstaat.
Als medewerkers hiermee akkoord gaan, ben je er als werkgever natuurlijk nog niet. Je bent namelijk wel verplicht om het vakantiegeld uiteindelijk te betalen. Volgens het FNV is de meest voor de hand liggende optie een betalingsregeling met je medewerkers waarin je voorstelt om het vakantiegeld in termijnen te betalen.

Verplichten om vakantiedagen op te nemen

Een veelgestelde vraag is of het is toegestaan om medewerkers verplicht vakantiedagen op te laten nemen als er door het coronavirus minder werk is. Het antwoord is eigenlijk heel duidelijk: nee, dat mag niet. Alleen in overleg kan vakantie opgenomen worden, je mag dus niets verplichten.

Natuurlijk kun je als werkgever wel vragen om vakantiedagen op te nemen, maar daar hoeft een medewerker niet mee akkoord te gaan. Wanneer een medewerker hier duidelijk mee instemt, is het uiteraard prima.

Verplicht laten opnemen van ADV-uren kan wel

Met ADV-uren zit het net wat anders dan met vakantie-uren. Een werkgever kan het namelijk wel verplichten dat een medewerker zijn of haar ADV-uren opneemt als er bijvoorbeeld minder werk is door het coronavirus. De vakantiewetgeving is namelijk niet van toepassing op ADV-uren. Mits er andere afspraken gemaakt zijn in een cao of arbeidsovereenkomst, mag jij als werkgever bepalen wanneer ADV-uren worden opgenomen. Controleer daarom goed welke afspraken er binnen jouw bedrijf hierover gemaakt zijn.

Het intrekken van een geplande en goedgekeurde vakantie kan alleen in overleg

Misschien is dit nog wel de meest voorkomende vraag in tijden van de coronacrisis: “Ik heb in de zomer drie weken vakantie gepland, maar die gaat nu niet door. Mag ik mijn vakantiedagen intrekken en op een later moment opnemen?”

Een logische vraag vanuit de medewerker, maar een ingeplande en goedgekeurde vakantie mag je als medewerker niet zomaar terugdraaien. Ook als de droomreis van de medewerker helaas niet door kan gaan. Om vakantiedagen in te trekken of te verplaatsen, moet jij als werkgever toestemming geven. Juist nu de werkvoorraad mogelijk afneemt, heb je er belang bij dat vakantiedagen alsnog zoveel mogelijk worden opgenomen, zoals afgesproken was. Je wil immers voorkomen dat iedereen straks, als het leven weer wat normaler wordt, tegelijk vakantie wil opnemen of juist heel veel vakantiedagen meeneemt naar volgend jaar. Het tegenovergestelde kan ook voorkomen. Dat medewerkers juist nu extra hard nodig zijn, omdat er meer werk is dan voor de coronacrisis. Denk bijvoorbeeld aan de zorg, maar er zijn nog veel meer branches waar dit het geval is. Het kan zo zijn dat je dan juist je medewerkers graag inzet in de periode dat ze eigenlijk een vakantie gepland hadden. Dan is het ook van belang dat je hierover samen afspraken maakt.

Een medewerker zit thuis vanwege een zieke huisgenoot, moet deze medewerker vakantiedagen opnemen?

Natuurlijk kan een medewerker in de situatie komen dat hij of zij zelf niet ziek is, maar een huisgenoot wel. Wat als de huisgenoot symptomen van het coronavirus heeft? Dan zal jouw medewerker uit voorzorg ook thuisblijven en dus niet op de werkvloer verschijnen. Moet de medewerker hier dan vakantiedagen voor opnemen? Ook in dit geval mag je het als werkgever niet verplichten om vakantiedagen op te nemen. Dit is alleen mogelijk bij wederzijdse goedkeuring. Overleg in een situatie als deze met je medewerker of werkzaamheden volledig of gedeeltelijk vanuit huis verricht kunnen worden. Als dat niet mogelijk is, moet je als werkgever ook het loon van de medewerker gewoon doorbetalen.

In gesprek gaan met je medewerkers

“We moeten dit SAMEN oplossen”, is een uitspraak die we vaak horen in deze tijd. Neem dit ook mee in jouw bedrijf. Ga in gesprek met medewerkers en leg ze niks op of geef ze niet het gevoel dat ze geen keuze hebben en dat er niet te praten valt over het opnemen of wijzigen van vakantiedagen.

Wanneer ouders met kinderen thuiszitten, omdat de school of kinderopvang gesloten is, kun je eventueel ook calamiteitenverlof inzetten. Dit gaat om enkele uren of hooguit enkele dagen. Ook tijdens het calamiteitenverlof wordt het loon gewoon doorbetaald. Daarnaast is het opnemen van (lang- of kortdurend) zorgverlof een optie. Voor beide regelingen geldt dat in de cao afwijkingen gemaakt kunnen worden op de wettelijke regelgeving. De beste tip is dan ook: ga om de tafel met je medewerkers om tot een goede uitkomst te komen. Leef je in jouw medewerkers in en overleg wat de beste oplossing voor beide partijen is in deze uitzonderlijke situatie. Uiteraard scheelt het ook per branche wat haalbare mogelijkheden zijn. Neem dit mee in gesprekken.

Meer weten over deze onderwerpen?

Wilt u meer weten over de NOW-regeling en de vakantieperiode in tijden van coronacrisis? Neem dan contact met ons op.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken

NOW-regeling voor ondernemers met personeel versoepelde-book ondernemen in tijden van crisis