Goed nieuws voor werkgevers én werknemers: de maximale onbelaste kilometervergoeding is verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Deze verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
Dat klinkt misschien als een kleine aanpassing, maar voor werknemers die veel zakelijke kilometers maken of dagelijks naar hun werk reizen, kan dit op jaarbasis toch flink oplopen. En als werkgever is het belangrijk om te weten hoe je deze verhoging goed verwerkt in je loonadministratie.
Wat verandert er precies?
Werkgevers mogen vanaf 1 januari 2026 maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden voor zakelijke kilometers. Daaronder valt ook woon-werkverkeer.
De vergoeding geldt niet alleen voor de auto, maar ook voor andere vormen van vervoer, zoals de fiets, motor, scooter, het openbaar vervoer of zelfs reizen te voet. Bij openbaar vervoer geldt daarnaast dat je als werkgever ook de werkelijke OV-kosten onbelast mag vergoeden.
Let op: het gaat om het bedrag dat je maximaal onbelast mag vergoeden. Je bent als werkgever niet automatisch verplicht om de vergoeding te verhogen, tenzij dit bijvoorbeeld is afgesproken in de arbeidsovereenkomst, cao of personeelsregeling.
Had je € 0,23 per kilometer vergoed?
Dan mag je de extra € 0,02 per kilometer alsnog onbelast uitbetalen aan je werknemers. Dit kan bij een volgende loonbetaling. Hetzelfde geldt als je minder dan € 0,23 per kilometer vergoedde: ook dan mag je met terugwerkende kracht aanvullen tot maximaal € 0,25 per kilometer.
Had je al meer dan € 0,23 vergoed?
Dan is het goed om even extra op te letten. Heb je het bedrag boven € 0,23 per kilometer eerder als belast loon verwerkt? Dan mag je dit corrigeren in de loonaangifte. Heb je het bedrag aangewezen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling en daarover eindheffing betaald? Dan mag je de eindheffing over die extra € 0,02 per kilometer verrekenen in een volgende aangifte loonheffingen.
Maak je gebruik van een cafetariaregeling of salderingsregeling? Ook dan kan de verhoging gevolgen hebben voor de verwerking in de loonadministratie.
Wat kun je nu doen?
Check allereerst welke reiskostenvergoeding je op dit moment aan je werknemers betaalt. Kijk daarna of je de vergoeding wilt verhogen en of je dit met terugwerkende kracht wilt toepassen. Vergeet ook niet om afspraken goed vast te leggen, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of de reiskostenregeling.
Zo voorkom je misverstanden én weet je zeker dat je loonadministratie netjes aansluit op de nieuwe regels.
Hulp nodig?
Wil je weten wat deze verhoging betekent voor jouw organisatie of hoe je dit goed verwerkt in de loonadministratie? Neem gerust contact op met je adviseur bij KIBO. Wij kijken graag met je mee.