Steeds meer ondernemers verwerken hun bonnetjes en facturen digitaal. Even uploaden in Zenvoices en door. Snel, handig en het scheelt een hoop papierwerk.
Toch is het verstandig om het originele document niet direct weg te gooien. Want een bon of factuur uploaden betekent niet automatisch dat deze ook goed in je administratie is verwerkt. En als je daar pas later achter komt, kan het lastig zijn om het origineel nog terug te vinden.
Hoe zit het met de fiscale bewaarplicht?
Als ondernemer heb je een fiscale bewaarplicht. Voor onder andere facturen geldt in principe een bewaartermijn van 7 jaar. Voor bepaalde gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken kan een bewaartermijn van 10 jaar gelden.
De bewaartermijn begint meestal na afloop van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft. Voor gegevens die langer van belang blijven, zoals een meerjarig contract, kan de bewaartermijn later beginnen.
Mag je bonnetjes en facturen digitaal bewaren?
Ja, een papieren factuur of kassabon mag onder voorwaarden digitaal worden bewaard. De digitale versie moet dan een juiste en volledige weergave van het origineel zijn. Ook belangrijke kenmerken die iets zeggen over de echtheid van het document moeten behouden blijven.
Juist daar kan het in de praktijk misgaan. Een document kan bijvoorbeeld niet goed worden geüpload, onvolledig of slecht leesbaar zijn of niet goed in de administratie terechtkomen.
Heb je het origineel dan al weggegooid? Dan kun je de factuur of bon niet zomaar opnieuw aanleveren. Alleen op ‘uploaden’ klikken in Zenvoices betekent dus niet automatisch dat je document veilig en correct in je administratie staat.
Eerst controleren, dan weggooien
Ons advies is daarom simpel: gooi een bon of factuur niet direct weg nadat je deze hebt geüpload.
Controleer eerst of het document:
- goed leesbaar en volledig is opgeslagen;
- in de juiste administratie staat;
- correct is verwerkt.
Pas daarna weet je zeker dat het document goed in je digitale administratie is opgenomen.
Vergeet je back-up niet
Ook is het belangrijk om na te denken over een goede back-up. Een papieren administratie kan verloren gaan door bijvoorbeeld brand, diefstal of waterschade. Maar ook een digitale administratie kan verloren gaan door een technisch probleem.
Deze omstandigheden ontslaan je niet van de fiscale bewaarplicht. Zorg daarom voor een goede en actuele back-up van je administratie en bewaar deze bij voorkeur op een andere, veilige locatie.
Zo voorkom je dat je bij een controle van de Belastingdienst jaren later een belangrijke factuur of bon niet meer kunt terugvinden.
Heb je vragen over het digitaal verwerken of bewaren van je administratie? Neem dan gerust contact op met KIBO. We helpen je graag om je administratie goed en overzichtelijk in te richten.