De elektrische auto maakt een opmars, ook onder zakelijke rijders. Steeds meer organisaties bieden hun werknemers een elektrische auto van de zaak aan. Een goede stap, maar nog niet in alle situaties even praktisch. Zeker met de zomerperiode voor de deur geven werknemers aan dat de elektrische auto niet ideaal is om mee op autovakantie te gaan.
Kun je in deze situatie een tweede tijdelijke auto ter beschikking stellen?
Voor lange ritten of een autovakantie is een elektrische auto minder geschikt. Het komt dan ook steeds vaker voor dat een werkgever tijdelijk een benzine- of dieselauto ter beschikking stelt aan een medewerker. Als een medewerker deze auto in bruikleen neemt, is het van belang of de vaste auto ingeleverd wordt of niet én of de werknemer al meer dan 500 km privé geeft gereden met de elektrische auto. Genoeg aspecten om rekening mee te houden en daarom zetten wij alle mogelijkheden voor je op een rij.
1. Twee auto’s van de zaak
Wanneer je een tweede auto ter beschikking stelt voor een medewerker, kun je ervoor kiezen om de vaste elektrische auto ook ter beschikking van de medewerker te blijven stellen. Voor de vaste auto wordt dan over het hele jaar bijtellingen gerekend, tenzij de werknemer kan aantonen minder dan 500 kilometer privé te hebben gereden. Bij de vakantie auto die tijdelijk ter beschikking gesteld wordt, geldt minimaal de forfaitaire bijtelling, die tijdsevenredig is en gebaseerd wordt op de cataloguswaarde van de tijdelijke auto.
LET OP: Aangezien de tweede auto alleen voor privédoeleinden wordt gebruikt, kan een belastinginspecteur een hoger bedrag bijtellen. Het privégebruik kan dan worden belast tegen de werkelijke waarde van de auto, zoals de kosten die de werkgever moet maken om de tweede auto aan de werknemer ter beschikking te stellen.
2. Tijdelijk inleveren elektrische auto
Wanneer de werknemer een tijdelijke vakantie auto ter beschikking gesteld krijgt, kan hij de vaste auto inleveren bij de werkgever of leasemaatschappij. Als hij kan aantonen dit gedaan te hebben, staat de vaste auto in die periode niet langer ter beschikking van de werknemer. In dit geval heeft de werknemer geen dubbele bijtelling, maar een bijtelling voor het hele jaar ‘pro rata’ over beide auto’s. Dit betekent dat de medewerker in de vakantieperiode bijtelling heeft over de tijdelijke auto en de rest van het jaar over de vaste auto.
LET OP: In dit geval is het verstandig om samen met je werknemer afspraken schriftelijk vast te leggen. De werknemer moet in dit geval de vaste auto, papieren en middelen voor toegang tot en gebruik van de vaste auto voor de vakantieperiode bij de werkgever of de leasemaatschappij inleveren. Dit moet vastgelegd worden in de loonadministratie.
Meerdere auto’s per jaar
Als er verschillende auto’s in een jaar ter beschikking worden gesteld, wordt het aantal privékilometers van al die auto’s bij elkaar opgeteld en naast de 500-kilometergrens gelegd. Als de grens is overschreden, volgt bijtelling voor alle auto’s. Zelfs als er met de vaste elektrische auto niet privé is gereden.
Geen privégebruik, wel bijtelling
Als de werknemer kan aantonen minder dan 500 kilometer privé te hebben gereden met de elektrische auto, maar wel gebruik heeft gemaakt van de tijdelijke vakantie auto, krijgt de werknemer te maken met een bijtelling over het gehele jaar van beide auto’s.
Eigen bijdrage werknemer
Als de werknemer een tijdelijke auto wil gebruiken, kan er een hogere eigen bijdrage in rekening worden gebracht. Als de eigen bijdrage vooraf schriftelijk is overeengekomen, dan kan dit in mindering worden gebracht op de bijtelling.