Martin en Bart-Jaap over de waarde van BI

Bij KIBO hebben we het uitgangspunt dat we meer inzicht willen geven dan alleen financieel inzicht. Dat betekent dat we de bekende paden soms los moeten laten om te kunnen innoveren. Wij focussen daarom naast financiële data steeds meer op het verkrijgen en weergeven van niet-financiële data. We hebben voor deze vertaalslag de handen ineengeslagen met onze partner BI-On-Focus. Martin Boogaard bespreekt met BI-On-Focus eigenaar Bart-Jaap de Bakker over hoe de samenwerking tot nu toe verloopt en wat dit betekent voor ondernemers.

Bart-Jaap de Bakker is mede-eigenaar van BI-On-Focus en gevestigd in Sommelsdijk. Hij vertelt enthousiast over zijn onderneming: ‘We leven op dit moment in het informatietijdperk en dat zorgt ervoor dat we overspoeld worden met data. Als ondernemer wil je beslissingen voor je bedrijf goed onderbouwen aan de hand van deze data. Om dit te kunnen doen heb je BI tools nodig. Kort gezegd zijn dit tools waarbij je uit miljoenen regels data verschillende trends kunt aflezen of uitzonderingen kunt signaleren. Je kunt er KPI’s van dag tot dag mee bijhouden. Wij kennen deze BI tools van binnen en van buiten en hebben al veel dashboards voor klanten uit uiteenlopende branches mogen maken.’

De samenwerking tussen KIBO Accountants en BI-On-Focus ontstond op het moment dat Bart-Jaap klant werd bij KIBO. Martin legt uit hoe dat verliep: ‘Voor BI-On-Focus maken wij, net zoals voor vele andere klanten, gebruik van het financiële online-programma Visionplanner. Dit is een financieel dashboard waarin je de rapportages van je onderneming real-time kunt inzien. Bart-Jaap werkte echter ook met andere systemen waarin hij bijvoorbeeld de uren registreerde. Dit wilde hij graag in één overzicht kunnen koppelen aan de financiële data uit Visionplanner.’ Bart-Jaap vult hem aan: ‘Wij wilden weten of onze gemaakte uren ook allemaal gefactureerd werden, maar omdat de facturaties en de urenregistraties in verschillende programma’s stonden was dit niet eenvoudig met elkaar te vergelijken. Daarom hebben wij een dashboard gebouwd waarin we data van KIBO kunnen combineren met data uit andere programma’s.’

‘Bij KIBO raakten we hierdoor bekender met de mogelijkheden van BI tools en zo begonnen wij kansen te zien om onze klanten inzicht te geven in hun niet-financiële data’, vertelt Martin. ‘We hebben samen gekeken of we dashboards kunnen ontwikkelen die branche gerelateerd zijn. Zo hebben we intussen een slagersdashboard en een transportdashboard ontwikkeld. Bij de slagers wilden we het kassasysteem aan de financiële administratie kunnen koppelen, want elke slagerij werkt nu eenmaal met een kassa’, licht Martin toe. ‘Een slager zag hierdoor bijvoorbeeld dat medewerkers die een bepaalde training hadden gevolgd, per dag meer verkochten. Bij transport zien we dat ondernemers meer grip hebben op hun bedrijf omdat ze precies weten hoeveel auto’s er per dag rijden, en welke medewerker per saldo meer kost omdat hij bijvoorbeeld meer boetes rijdt dan zijn collega’s. Ontzettend interessant en het zorgt ervoor dat je je bedrijf veel beter kunt sturen!

Bart-Jaap legt uit dat het ontwikkelen van een dashboard een flinke investering kan zijn: ‘Het op maat maken van een dashboard kan soms behoorlijk in de uren lopen. Daarom proberen wij steeds vaker standaard dashboards te ontwikkelen. Want waarom zou je voor iedere transportonderneming het wiel opnieuw gaan uitvinden? En met het ontwikkelen van een standaard dashboard kun je de kosten per eindgebruiker lager houden.’ Beide heren hebben in ieder geval de smaak te pakken. Martin besluit: ‘We blijven de komende tijd verder ontwikkelen op het gebied van BI om onze klanten zo goed mogelijk te ondersteunen.’