De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die geldt voor alle ondernemers in Nederland. Deze verplichting vraagt nogal wat van jou als ondernemer. Zeker als je gewend was aan de oude vertrouwde orders en je nu bezig bent met een medewerker van KIBO om je administratie volledig te digitaliseren. Niels neemt je mee in 7 punten waar je niet omheen kunt als het gaat om de bewaarplicht.
1. Fiscale bewaarplicht. Wat betekent het?
Zoals gezegd: de ondernemers hebben de wettelijke plicht om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot 7 jaar terug te controleren. Het gaat hierbij om basisgegevens: het grootboek, de voorraadadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopfacturen en de loonadministratie.
Als er een willekeurige controle plaatsvindt door de fiscus moet je als ondernemer alle stukken kunnen laten zien. Zo’n controle kan verschillende aanleidingen hebben. Bijvoorbeeld door ingediende aangiftes bij de Belastingdienst die vragen oproepen of een onderzoek dat de inspecteur verricht bij bijvoorbeeld een leverancier of zakenpartner van de ondernemer.
2. Wat moet je bewaren en hoe lang?
De bewaarplicht is 7 jaar na actualiteitswaarde. Bijvoorbeeld een leasecontract: dit moet nog 7 jaar bewaard worden na het voldoen van de slottermijn. Pas na de slottermijn start formeel de bewaartermijn van 7 jaar. Bij punt 1 hebben we gesproken over basisgegevens maar ook stamgegevens zijn van belang, bijvoorbeeld een artikelenbestand en de debiteur- en crediteurgegevens.
De bewaarplicht van 10 jaar geldt voor de ondernemers met een bedrijfspand. De gegevens van de onroerende zaken moeten namelijk 10 jaar bewaard worden. Voor ondernemers die elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten leveren geldt ook de bewaarplicht van 10 jaar. En ook bedrijven die onder de One Stop Shop regeling vallen, hebben een bewaarplicht van 10 jaar.
Daarnaast is het handig om de urenregistratie ten behoeve van de ondernemersaftrek te bewaren alsmede een goede kilometeradministratie. Voor zowel zakelijk gebruik van de privéauto of privé gebruik van de zakelijke auto.
3. Hoe moet je facturen bewaren?
De wet schrijft voor dat je de boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor belastingheffing van belang zijn, bewaard zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat: de primaire vastlegging van de brongegevens.
Voorbeeld: een factuur die per e-mail is ontvangen moet je digitaal bewaren. Het uitprinten en opslaan in een order geldt niet als origineel. De factuur is oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen en daar geldt de bewaarplicht op.
De factuur zelf opslaan is ook niet voldoende. De e-mail waarin de factuur is meegestuurd moet ook opgeslagen worden, zo kun je aantonen dat je niet handmatig de factuur hebt aangepast. De inspecteur kan hiermee de gegevens in de administratie herleiden naar de bron.
4. Digitale factuur niet zomaar digitaal bewaren
Er zijn volop mogelijkheden om digitale gegevens goed te bewaren. Maak daarom niet alleen een back-up van je eigen server, maar bewaar de back-up op een andere (externe) locatie. Hou dus een goede back-up procedure bij. Een andere optie is kiezen voor een cloud-oplossing. Voordeel is dat data veilig wordt bewaard, een computer crash heeft geen gevolgen voor de cloud-oplossing én je kunt altijd en overal bij je gegevens.
5. Hoe bewaar je fysieke facturen op papier?
Een factuur die je van de klant per post ontvangt mag je van de Belastingdienst wel digitaliseren en digitaal bewaren. Het bronbestand (factuur op papier) vervang je daarmee door een digitaal bestand, dit wordt conversie genoemd. Let er hierbij wel op dat alle documenten die bij de factuur horen inclusief voor- en achterkant gescand worden. Eventueel kun je de factuur nog verder onderbouwen met een pakbon, offerte en/of betaling.
Van belang is dat de echtheidskenmerken van het origineel niet verloren gaan. Gebeurt dit wel? Dan kan de inspecteur alsnog vragen naar de originele papieren factuur.
6. Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht
Zorg ervoor dat alle financiële back-ups ook uit te lezen zijn. Staat een back-up opgeslagen welke alleen met oude apparatuur geopend kan worden? Houdt daar dan rekening mee.
Het maken van een auditfile is ook niet voldoende. Hier staan namelijk niet alle administratieve boekingen in.
Staan gegevens op een cd-rom of een USB-stick en wil je ze in de Cloud zetten? Zorg er dan te allen tijde voor dat de echtheidskenmerken niet verloren gaan en hou de cd-rom of USB-stick altijd achter de hand.
Let er op dat alle elektronische communicatiemiddelen zoals agenda, appjes en sms’jes die zakelijk zijn, ook bewaard moeten worden. Zelfs Facebook kan zakelijk zijn. Bij controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt. Ook je digitale agenda.
7. Overstappen op digitale administratie
Gezien alle digitale ontwikkelingen is het verstandig de stap te maken naar een volledig digitale boekhouding en natuurlijk wil KIBO jou daarbij helpen. Wij kunnen jou na digitalisering voorzien van de meest actuele cijfers en je helpen je bedrijf te laten groeien. Door digitaal samen te werken en optimaal gebruik te maken van alle technische oplossingen, helpen we je verder.
Heb je vragen of wil je verbaasd worden? Neem contact op met je relatiebeheerder van KIBO.