De juiste indicatoren geven ondernemers veel inzicht
Als mkb-ondernemer zal je wel van het bestaan van KPI’s – Key Performance Indicators – weten. De vraag is wat je eraan hebt. Hoe kunnen KPI’s je helpen de prestaties van jouw bedrijf te verbeteren? En wat is er nodig om succesvol met KPI’s te werken?
Wat houdt een KPI in?
Als je als ondernemer informatie zoekt over KPI’s krijg je een bonte verzameling aan verschillende methodes om KPI’s op te stellen. Laten wij hier bij het begin beginnen.
Wat is eigenlijk een KPI – en wat is het nut van KPI’s? KPI staat letterlijk voor Kritische Prestatie Indicator, of ook wel Key Performance Indicator. Een KPI helpt dus om op essentiële punten te meten hoe een bedrijf presteert, hoe het ervoor staat. Dit betekent vertaald naar de praktijk dat wie indicatoren heeft ontwikkeld voor zijn onderneming, feitelijk middels een paar van deze indicatoren snel en eenvoudig inzicht heeft in de bedrijfsvoering.
Een (goed gekozen) KPI geeft dus inzicht. En dat inzicht gebruik je vervolgens om de prestaties van jouw bedrijf te sturen via gerichte acties – van het stroomlijnen van interne processen tot het doen van speciale aanbiedingen om bijvoorbeeld een nieuwe doelgroep aan te trekken.
Flexibele indicatoren
Wat de afgelopen tijd heel duidelijk is geworden, is dat afhankelijk van de situatie andere indicatoren centraal kunnen komen te staan. Wanneer je gewend bent jouw bedrijf te sturen op basis van het aantal rolcontainers was, of het aantal gasten in het restaurant, of de bezettingsgraad van hotelkamers, kunnen deze indicatoren op dit moment ineens nietszeggend zijn geworden. Want het uitgangspunt van een KPI is natuurlijk de normale business. Een KPI heeft geen waarde als je niet kunt sturen op basis van de cijfers.
Dit betekent dat KPI’s als het ware ‘flexibel’ dienen te zijn aan de situatie waarin een bedrijf zich bevindt. Is er sprake van een afwijkende situatie – een crisis – dan is bijvoorbeeld ineens de KPI ‘bankstand’ ook weer een essentiële indicator geworden.
Data op orde
Wat ook belangrijk is voor het sturen op KPI’s, is dat natuurlijk de onderliggende (financiële) data op orde moet zijn. Want ook bij KPI’s geldt “trash in, trash out”, of preciezer gesteld “data trash in, KPI trash out”.
Bij het op orde krijgen van de financiële data werken onze controllers en adviseurs daarom zeer grondig en gestructureerd. Op basis van periodieke afsluitingen en besprekingen met ondernemers zorgen wij ervoor dat de financiële data periodiek volledig op orde is. Hierdoor is het mogelijk om te sturen met behulp van KPI’s. Daarbij zijn er op deze momenten natuurlijk ook andere typen data toe te voegen aan de financiële data. Daardoor kan een bruikbare KPI dataset ontstaan, waarbij je ook patronen kunt ontdekken in en tussen de verschillende KPI’s. Deze patronen maken het mogelijk om de bedrijfsvoering te verbeteren. Kortom, wanneer jouw bedrijf voldoet aan een aantal randvoorwaarden zeg ik: KPI’s in het MKB, doen!