Workation: Hoe werkt het fiscaal?

Tot de coronacrisis was op kantoor werken de norm en werd er bijna nooit aan thuiswerken gedacht. Dit is de afgelopen jaren veranderd naar een situatie waarbij thuiswerken bijna de norm is. Door deze ingrijpende verandering hebben veel bedrijven het werken op kantoor los gelaten en kiezen veel mensen voor de gulden middenweg: hybride werken. Naast hybride werken wordt ook een workation steeds populairder. Daar waar voorheen een zakenreis in het teken stond van een zakelijke afspraak, wordt nu remote werken vanaf een zonnige of mooie locatie de trend.

In deze blog gaan we in op de fiscale gevolgen van een workation en geven we je handvatten bij het bepalen van de zakelijkheid van de reis en de kosten. De fiscale behandeling van een workation is afhankelijk van het doel van de reis en de activiteiten tijdens deze reis.

Doel en activiteiten

De kosten van een workation zijn namelijk alleen bedrijfskosten indien en voor zover het zakelijke kosten zijn. Als hoofdvoorwaarde geldt dat de reis voor minimaal 50% een zakelijk karakter moet hebben. Het is dus vaak niet voldoende als je op vakantie gaat en daarbij slechts één zakelijke afspraak hebt. Ook de aanleiding en het doel van de workation is van belang. Het doel van de reis moet zakelijk zijn en passen bij de bedrijfsactiviteiten.

Staat de reis niet in het teken van een bezoek aan een zakenrelatie, maar heb je ‘gewoon’ zin om te werken vanuit een mooie of zonnige omgeving? Dan heeft de reis een privékarakter en zijn de kosten fiscaal gezien niet aftrekbaar.

Splitsen kosten: zakelijk vs. privé

Als de reis wél een zakelijk karakter heeft, betekent dat niet dat alle kosten zakelijk zijn. De reis- en verblijfkosten zoals de vliegtickets en huur van de accommodatie worden onderverdeeld in een privédeel en een zakelijk deel. Bovendien zijn bepaalde kosten altijd privékosten, omdat je deze ook zou (kunnen) maken als je thuis bent. Denk hierbij aan kosten van maaltijden, verzorgingsproducten etc.

Fiscale aftrekbeperking reis-, verblijf- en representatiekosten

Met de verdeling van de kosten in een zakelijk- en privédeel ben je er nog niet. Reis-, verblijf-, en representatiekosten zijn namelijk maar beperkt aftrekbaar. In 2023 geldt er een drempelbedrag van  € 5.100. De reis- en verblijfskosten zijn bovendien gemaximeerd tot € 1.500,- tenzij er sprake is van een noodzakelijk bezoek.

In plaats van het drempelbedrag mag je als ondernemer met een eenmanszaak of vennootschap onder firma 80% van deze kosten aftrekken in je aangifte inkomstenbelasting. In de vennootschapsbelasting geldt dat 73,5% van deze kosten aftrekbaar is.

Zakelijkheid aantonen

Jij moet als belastingplichtige aantonen dat de gemaakte reis (gedeeltelijk) zakelijk was. Hiervoor moet je bewijs kunnen overleggen. Denk aan notulen van vergaderingen, de uitnodiging van de zakenrelatie of e-mails. Uiteraard moet je ook alle tickets, bonnetjes en facturen bewaren.

Voorbeeld

De DGA van Transportbedrijf BV brengt een bezoek aan het Volvo Truck Center in Zweden in verband met de aankoop en samenstellen van een geheel elektrische truck. Hij neemt zijn partner mee op deze reis. Gezien de vluchttijden verblijft de eigenaar drie dagen in Göteborg:

• Dag 1: vlucht en diner met partner in de stad;
• Dag 2: afspraak met Volvo en diner met vertegenwoordiger, partner heeft eigen programma;
• Dag 3: lunch en shoppen met partner in de stad en vlucht naar huis.

In dit voorbeeld is de aanleiding en het doel van de reis zakelijk: de reden voor de reis is de voorgenomen investering in een nieuwe vrachtwagen en het doel is het samenstellen en uittesten van de diverse mogelijkheden. De hoofdactiviteiten zijn de zakelijke afspraken. De reis is dus een zakelijke reis.

Echter, niet alle gemaakte kosten zijn zakelijke kosten. De kosten van het diner en de lunch met de partner en de kosten van het vliegticket en verblijf van de partner behoren in de privésfeer. De kosten van het diner met de vertegenwoordiger zijn zakelijke kosten en voor de reis en het verblijf van de eigenaar moet een verdeling worden gemaakt.

Nadat die verdeling is gemaakt, mag Transportbedrijf BV slechts 73,5% van de kosten van het diner met de zakenpartner en het zakelijke deel van de reis en het verblijf aftrekken in de aangifte vennootschapsbelasting. Voor de commerciële cijfers is het gehele zakelijke deel een kostenpost.