Jan-Anton, je was druk met de pilot en toen werd het 5 december. Wat was jouw eerste gedachte?

Ik kan mij wel leukere Sinterklaas surprises bedenken, dan op 5 december te horen dat we met zo’n 600 administraties en 500 gebruikers al in de eerste maanden van 2023 overgestapt moeten zijn naar een alternatief voor DizzyData. Mijn agenda in december zat al overvol en de eerste maanden van het jaar zijn bij KIBO ook het drukst. Persoonlijk was ik samen met mijn vrouw op dat moment ook nog in verwachting van ons dochtertje; begin januari is Julia geboren. Dus ik dacht: hoe gaan we dit nu op zo’n korte termijn toch goed voor elkaar krijgen?

Aan de andere kant waren we op een mooi moment – 2 weken voor het besluit van DizzyData – al gestart met een pilot bij Zenvoices. Daar waren ook net een aantal mooie ontwikkelingen toegevoegd die ons overtuigden om naar dit alternatief over te stappen. Het besluit van DizzyData gaf ons alle reden om direct door te pakken voor alle administraties, wat ondanks de tijdsdruk wel het meest verstandig is.

Alle klanten moesten op stel en sprong over naar Zenvoices. Kun je kort omschrijven welk actieplan er klaar lag? Welke stappen moest je als eerste nemen?

We hebben eerst nog met alternatieve partijen om tafel gezeten, maar bleven bij onze keuze voor Zenvoices als beste product in de markt voor factuurverwerking. Toen duidelijk was dat alle administraties over moesten in het eerste kwartaal van 2023, hebben we besloten om dit stapsgewijs te doen. Eerst de pilotgroep, vervolgens voor 1 januari 2023 de grootste bulk aan administraties en eind februari een aantal specifieke administraties en de klanten die zelf boeken. 

Voor de collega’s bij KIBO is samen met Zenvoices op 31 januari een gebruikerstraining georganiseerd, zodat ook zij bekend zijn met het product en de facturen kunnen verwerken. Eind februari is er nog een training voor de externe gebruikers, dus de klanten die zelf boeken,  zodat ook zij vanaf dat moment gebruik kunnen maken van Zenvoices.

Op het moment van schrijven is het nieuws van 5 december ongeveer 2 maanden oud. Waar staan we nu? Hoeveel procent van de implementatie is geregeld?

Alle administraties en gebruikers zijn op dit moment overgezet. We zien gelukkig dat een groot deel van de klanten de (inkoop)facturen al verstuurt naar Zenvoices. Dat moet ook wel, want 1 maart worden de administraties in DizzyData definitief verwijderd (het archief zal worden geëxporteerd en door KIBO op een andere plek worden bewaard). We zijn dus druk bezig om ook de laatste klanten aan te sporen om in te sturen naar Zenvoices in plaats van DizzyData.

Daarnaast is na het aanmaken van de administraties en gebruikers in Zenvoices nog veel mogelijk om in te richten binnen dit pakket om zo de factuurverwerking te optimaliseren. Daar blijf ik bij betrokken, want met automatisering en een goede inrichting – en dat kan in Zenvoices gelukkig voor een groot deel ook op omgevingsniveau – hebben onze collega’s meer tijd beschikbaar voor het contact met de klant.

Op korte termijn willen we de klanten die zelf boeken ook verder informeren. Wat kunnen we op korte termijn verwachten?

De klanten die zelf boeken zijn uitgenodigd voor een gebruikerstraining via Teams op 23 februari. Ook wordt deze training opgenomen, zodat voor de gebruikers die niet aanwezig kunnen zijn het nog terug te kijken is. En uiteraard blijven wij als KIBO ook betrokken bij deze gebruikers om te kijken hoe het loopt de komende periode.